Využívanie cloudu, digitalizácia dokumentov alebo inovácie vnútropodnikových procesov sa v poslednom období stali dôležitou témou v každej firme. Sú totiž nevyhnutné, ak sa chce firma ďalej rozvíjať a rásť.
Systémy, ktoré za vás spracujú dokumenty
Slovenské firmy z akéhokoľvek odvetia hospodárstva dlhodobo zápasia s viacerými ťažkosťami. Či už je to veľká administratíva, namáhavá a zdĺhavá správa výrobnej dokumentácie, alebo zle nastavená IT infraštruktúra. Výsledkom je pokles výkonnosti firiem a rast interných nákladov. Firmy podceňujú najmä výhody elektronickej správy dokumentov alebo automatizácie spracovania výrobnej dokumentácie.
Veď dnešné systémy určené na optimalizáciu správy firmy dokážu automaticky vyťažovať informácie z dokumentov alebo čiarových kódov. Samoučiaci sa systém dokáže výrazne zrýchliť prácu zamestnanca. Získané dáta sa totiž vedia ľahko preniesť do firemného systému (napr. DMS, ERP). Automatickým vyťažovaním dokumentov výrobné firmy súčasne zamedzia chybám pri ručnom prepise čísel z papierového dokumentu do počítača.
Digitalizácia
Okrem vyťažovania informácií z dokumentov je trendom aj náhrada papierových dokumentov elektronickými. Prostredníctvom kancelárskych multifunkčných zariadení môžete jednoducho naskenovať a následne automaticky uložiť dokumenty v ich digitálnej podobe, pričom sú okamžite dostupné v podobe vernej originálu. Týmto spôsobom môže spoločnosť zredukovať stohy papierov a pracovať so súbormi výlučne vo virtuálnom prostredí. To otvára nové možnosti zdieľania, zálohovania alebo zverejňovania dokumentov.
Na to, aby ste sa stali bezpapierovou firmou, samotná digitalizácia nestačí. Je to len prvý krok, za ktorým by mala nasledovať optimalizácia správy dokumentov.
Akákoľvek firma môže byť bezpapierová
Na optimalizáciu správy dokumentov slúžia najrôznejšie softvérové riešenia známe pod názvom Business process management. Vďaka nim je práca s dokumentmi prehľadná, jednoduchá a plynulá. Ak máte pochybnosti, či tento softvér nájde uplatnenie aj vo vašej firme, môžeme vás ubezpečiť, že na bezpapierovom princípe môže fungovať akákoľvek spoločnosť, dokonca aj eseročka s menším počtom zamestnancov.
Na elektronickú správu dokumentov nadväzuje aj archivácia a riešenie zabezpečenia dokumentov a vašich firemných dát. Každý manažér vo firme vie, že prevádzkové náklady firmy na správu archívu sú vysoké. Patrí k tomu zaručený elektronický podpis, pečiatka, zamedzenie vstupu neoprávnených zamestnancov do dokumentov. Čoraz dôležitejším sa stáva aj riešenie na zamedzenie úniku dát z firmy a ochrana dokumentov proti poškodeniu, zničeniu alebo odcudzeniu. Rovnako sa tak aj znížia náklady na archiváciu dokumentov.
Inovácie pre každé oddelenie – aj personálne
Optimalizovanú správu podnikových procesov ocenia všetky oddelenia vo vašej firme. Od obchodníkov až po personálne oddelenie. Pri nástupe nového zamestnanca do firmy je totiž potrebné uskutočniť množstvo úkonov spojených s jeho prijatím. Softvér tieto činnosti zjednodušuje na úroveň niekoľkých kliknutí. Od zaslania návrhu zmluvy cez zaevidovanie zamestnanca do databázy, požiadavky na nákup potrebného vybavenia až po podpis samotnej pracovnej zmluvy. Tieto záležitosti vďaka softvérovému riešeniu môžete vybaviť jednoducho a rýchlo, bez rizika zdržania celého procesu či znehodnotenia fyzických dokladov.
Cloud je riešenie aj pre menšie firmy
Výhodou moderných softvérových riešení je aj to, že sú kompatibilné s vaším existujúcim podnikovým systémom, a najmä aj to, že vďaka nízkym obstarávacím a prevádzkovým nákladom sú dostupné aj pre stredné a malé firmy.
Veľký význam aj pre menšie firmy majú tiež cloudové riešenia. Väčšina firiem totiž zápasí s problémami vysokých nákladov a personálnou vyťaženosťou svojej IT infraštruktúry. Využitím cloudových riešení odpadá počiatočná vysoká investícia a prevádzkové náklady. Navyše, dokážu sa meniť podľa aktuálnych potrieb organizácie. Mnoho firiem oceňuje aj synergický efekt využívania cloudu na mobilných zariadeniach s pripojením na internet.
VN
