Termín sa posunul
Zákon č. 305/2013 Z. z. o e-Governmente (celý názov právneho predpisu je: zákon o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov) vo svojich prechodných ustanoveniach od samotného začiatku predpokladal, že dňom 1. 8. 2015 bude mať dátovú schránku aktivovaná každá právnická osoba. Z toho dôvodu mala každá firma používať elektronickú dátovú schránku už dňa 1. 8. 2015.
Po novele zákona o e-Governmente zo dňa 6. 5. 2015 sa termín automatickej aktivácie elektronických dátových schránok posunul o jeden rok na 1. 8. 2016. Úrad vlády SR vykoná aktiváciu dátových schránok automaticky a bez zisťovania súhlasu jednotlivých firiem.
Menej papiera – už od roku 2014
Podniky by sa mali pripraviť na automatickú aktiváciu elektronických dátových schránok. Osoba konajúca v mene podniku (štatutárny orgán ako napr. konateľ) by mala zabezpečiť prístup do dátovej schránky podniku pred dňom 1. 8. 2016. Aktivácia dátovej schránky neznamená, že všetky orgány verejnej správy budú komunikovať s firmou výlučne elektronicky. Niektoré konania určené zákonom alebo konania, v ktorých bude listinné doručovanie efektívnejšie, budú vedené naďalej v listinnej podobe.
Odhliadnuc od automatickej aktivácie dátových schránok si môže každá firma už od 3. februára 2014 dobrovoľne aktivovať a využívať elektronickú dátovú schránku. Prostredníctvom elektronickej dátovej schránky firmy môžu podávať na úrady žiadosti, podnety a dopyty, odosielať dokumenty a vybavovať rôzne iné požiadavky. Môžu sa tak do veľkej miery odbremeniť od listinných podaní a využívať komunikáciu prostredníctvom elektronických dátových schránok. Podania urobené prostredníctvom dátovej schránky sú rovnocenné s listinnými podaniami. Aktivácia dátovej schránky znamená, že firmy môžu s orgánmi verejnej správy komunikovať prostredníctvom tejto schránky. Elektronická dátová schránka funguje podobne ako e-mailová schránka, do ktorej osoba prijíma správy od orgánov verejnej moci a, naopak, odosiela podnety do schránok týchto orgánov.
Ak sa v súčasnosti firma rozhodne, že aktivovaná dátová schránka pre ňu nie je efektívna, môže ju až do 1. 8. 2016 kedykoľvek deaktivovať. Opakovaná aktivácia po deaktivácii môže byť uskutočnená až po uplynutí šiestich mesiacoch od deaktivácie. Deaktivácia dátovej schránky po dátume 1. 8. 2016 už pre právnické osoby nebude možná a nastane automaticky až ku dňu zániku spoločnosti.
Ústredný portál verejnej správy
Firmy (ale aj občania) majú schránku k dispozícii prostredníctvom Ústredného portálu verejnej správy na internetovej stránke www.slovensko.sk cez funkciu „Prihlásiť sa na portál“. Základnou podmienkou prístupu do elektronickej dátovej schránky je disponovanie elektronickým preukazom, ktorý slúžia ako tzv. eID karta. Občiansky preukaz musí byť aktivovaný na elektronickú komunikáciu funkciou „online eID“ a k občianskemu preukazu je po aktivovaní priradený bezpečnostný osobný kód – BOK.
Aktiváciu občianskeho preukazu je možné vykonať na oddelení dokladov Policajného zboru SR. Technickým predpokladom úspešného používania elektronického občianskeho preukazu je čítačka čipových kariet, pre spojenie karty s počítačom. V počítači musia byť nainštalované softvérové ovládače čítačky čipových kariet. Dajú sa voľne stiahnuť zo stránky ústredného portálu verejnej správy a zároveň sú súčasťou balenia samotnej čítačky čipových kariet. Počítač, v ktorom sa má využívať elektronická dátová schránka, musí mať nainštalovaný aj softvér „eID klient“, ktorý je možné stiahnuť z portálu Ministerstva vnútra SR alebo zo stránky ústredného portálu verejnej správy.
Pravidlá na doručenie
Podniky, ktoré majú aktívnu dátovú schránku, by mali pravidelne sledovať svoju schránku, aby nezmeškali lehoty určené v doručených listinách. Rozlišujú sa dva spôsoby doručenia – doručenie obyčajné a doručenie do vlastných rúk. Fikcia doručenia nastane po uplynutí 15 dní po dni doručenia správy do elektronickej dátovej schránky. V prípade listín určených do vlastných rúk, napríklad rozhodnutia správnych orgánov, sa považuje zásielka za doručenú potvrdením doručenky. Správa sa bez potvrdenia doručenia nezobrazí. Alternatívne, ak nedôjde k potvrdeniu doručenky, bude sa zásielka považovať za doručenú po uplynutí úložnej lehoty 15 dní. Táto lehota začína plynúť v deň, ktorý nasleduje po dni prijatia správy do dátovej schránky.
Aktivácia a prístup
Aktivácii dátovej schránky časovo predchádza jej zriadenie. Dátovú schránku každej firme zriadi automaticky a zadarmo Úrad vlády SR. Automatické zriadenie elektronickej dátovej schránky pre firmy ešte neznamená aj aktiváciu na elektronické doručovanie. Prístup do elektronickej schránky obchodných spoločností majú štatutári, napr. konateľ. V prípade, ak má firma viacerých konateľov, prístup má každý z nich.
Fyzická osoba, ktorá je podnikateľom, má zriadené dve dátové schránky – jednu ako podnikateľ a jednu ako občan. Právnické osoby majú zriadené samostatné dátové schránky, do ktorých má prístup štatutárny orgán spoločnosti. Konateľ obchodnej spoločnosti sa po prihlásení na portál www.slovensko.sk bude môcť rozhodnúť, či sa prihlasuje do schránky spoločnosti, v mene ktorej koná, alebo či sa prihlasuje ako občan.
Podnikatelia na pozíciách štatutárnych orgánov by sa vo svojom záujme mali prispôsobiť novej ére – využívaniu dátových schránok. Aby sa aktivovaná elektronická dátová schránka nestala „strašiakom“, ale naopak, aby podniky mohli zefektívniť svoju činnosť práve vďaka zvýšenej miere informatizácie vo vzťahu k verejnej správe.
JUDr. Katarína Bystrická
Právne centrum, s. r. o.
